Papirudgaven røg i skraldespanden: Nu er beredskabsplanen online

I Silkeborg er det ikke længere et spørgsmål om papirstørrelser og toner i printeren, når beredskabsplanen skal revideres. Nu handler det i stedet om mobilvenlighed, usability og CMS-systemer.

For kommunens beredskabsplan er gået online.

Den digitale beredskabsplan har erstattet papirudgaven, som fyldte godt op på hylderne, uden der egentlig var ret mange, som brugte den. Det fortæller Mads Bjerre Nielsen, der er chefkonsulent hos Midtjysk Brand & Redning.

”Vi havde et ønske om en dynamisk og lettilgængelig beredskabsplan, og derfor ville vi gerne væk fra alle de her ringbind, som står rundt omkring og måske ikke bliver set af så mange. Vi ville gerne vække beredskabsplanen til live og på den måde få folk til at kigge i den og bruge den aktivt,” siger han.

Borgere kan kigge med

Et af målene med den digitale beredskabsplan var at gøre den tilgængelig for offentligheden. I Silkeborg Kommune har man gennem flere år haft tradition for give borgere indsigt i kommunens planer ved at gøre dem offentligt tilgængelige, fortæller Mads Bjerre Nielsen.

Derfor var det helt naturligt også at lade beredskabsplanen ligge online.

”For borgerne kan det være interessant at få indsigt i, hvad beredskabets plan er, hvis der rammer en drikkevandsforurening, eller hvis der sker en ulykke i børnehaven. Vi har ikke haft noget problem med at lægge tingene frit ud, for vi vil gerne udfordres på de ting, vi gør, og de beslutninger, vi tager,” siger han.

Indtil nu har den digitale beredskabsplan ikke skabt de store reaktioner fra borgerne, men man er mere end velkommen til at komme med forslag til forbedringer, fastslår Mads Bjerre Nielsen.

”Når vi har den liggende digitalt, er der netop mulighed for at revidere i den løbende, enten fordi vi selv finder på forbedringer, eller fordi vi får input fra borgere. Beredskabsplanen skal hele tiden være i en proces, så det ikke bare bliver noget med at lave den lovmæssige revision af den hvert fjerde år.”

Brugervenlighed på programmet

For Midtjysk Brand & Redning i Silkeborg var det vigtigt ikke bare at digitalisere den gamle papirudgave af beredskabsplanen og lægge den på hjemmesiden. Der var brug for at tænke i et nyt format, som passede bedre til de digitale rammer.

Derfor oprettede beredskabsenheden et brugerpanel, hvor mennesker med vidt forskellig baggrund fik stillet en række spørgsmål til forståelsen af beredskabsplanen og brugervenligheden på hjemmesiden.

”Vi har gjort meget ud af, at beredskabsplanen var tilgængelig, også forståelsesmæssigt, og derfor lavede vi en usability-test. Høj som lav var en del af et brugerpanel, hvor de blev stillet spørgsmål i forhold til, om de kunne forstå indholdet på siden, og de fik opgaver, hvor de skulle finde planer for forskellige hændelser. På den måde kunne vi undersøge, om de var i stand til at finde rundt på hjemmesiden, og om de kunne bruge indholdet til noget,” siger Mads Bjerre Nielsen.

Testen af hjemmesidens brugervenlighed og forståelsen af indholdet i beredskabsplanen gav stof til eftertanke hos Mads Bjerre Nielsen, der på baggrund af resultaterne fik justeret en række ting.

”Det gav helt sikkert nogle opmærksomhedspunkter. Vi blev klar over, at der er meget indforstået sprogbrug i sådan en beredskabsplan, og derfor ved vi nu til næste gang, at det er noget, vi skal have mere fokus på.”

Beredskabsplan på lystavlen

Da hjemmesiden med den digitale beredskabsplan blev offentliggjort, røg papirudgaven i skraldespanden. I stedet har Midtjysk Brand & Redning i Silkeborg offline-versioner af beredskabsplanen liggende på USB-nøgler i sikkerhedsskabe flere steder, så de også kan få adgang til planerne, selv om nettet skulle bryde sammen.

Processen med at digitalisere beredskabsplanen har været god på flere niveauer, mener Mads Bjerre Nielsen. Han peger på, cheferne i langt højere grad er involveret i arbejdet med beredskabsplanen nu.

”Ofte har det været sådan, at det var særlige ressourcepersoner, som fik til opgave at komme med bidrag til beredskabsplanerne, og så havde de det som en nicheopgave. I vores proces har vi været ude i de enkelte afdelinger og samlet chefgrupperne og bedt dem om at lave en vurdering af hændelser inden for deres område. Det har ikke været dem, der skulle lave de endelige planer, men de har været involveret i processen, og hver gang en plan har ligget klar, er det chefen, der har skullet godkende den,” siger han.

På hjemmesiden er det muligt at se, hvornår en plan er blevet godkendt, hvornår den er blevet revideret sidst, og hvem der har gjort begge dele.

”På den måde sikrer vi, at beredskabsplanerne også lever i chefernes bevidsthed. Det er ikke en opgave, de lige kan tage op én gang hvert fjerde år, nej, de vil opleve, at der kommer medarbejdere til dem løbende med forbedringstiltag, der skal godkendes. Det har været en god del af processen,” siger Mads Bjerre Nielsen.

Tanken er, at den såkaldte Silkeborg-model skal udbredes til resten af beredskabsenheden Midtjysk Brand & Redning, som foruden Silkeborg tæller Viborg Kommune.

Hjemmesiden, der også er mobil- og tabletvenlig, kan ses her.