BETINGELSER PR. 30. APRIL 2024
FORDELING AF STANDE
I forbindelse med tilmelding skal udstillerne i vores system vælge stand, når standsalg åbner. Det foregår på en interaktiv standplan i tilmeldingssystemet, hvor stande markeret med rødt allerede er booket af en anden udstiller.
Undtaget fra denne proces er de forhåndsbestilte stande, som tildeles vores interessemedlemmer forud. Tildelingen foretages af sekretariatet ud fra interessemedlemmernes ønsker til størrelse og udformning af standen.
Danske Beredskaber forbeholder sig retten til at kunne flytte en udstillers stand af hensyn til det samlede arrangements logistik. Hvis en stand flyttes, bestræber vi os på at tildele en tilsvarende stand med tilsvarende sider/flader, ligesom vi bestræber os på at gøre det efter aftale.
BRUG AF STANDE
De udlejede stande kan ikke uden Danske Beredskabers skriftlige samtykke benyttes til andet formål end beredskabsrelateret udstilling. Der må ikke udstilles andre ting/emner, som ikke naturligt hører ind under dette emne, eller ting/emner, der strider mod Danske Beredskabers interesser og politikker.
Der må ikke serveres smagsprøver eller på anden vis udskænkes drikkevarer eller bydes på mad. Undtaget herfra er snacks og slik, fx bolcher, chokolade, popcorn mv.
Alle stande leveres med vægge og på gulv. Al opbygning med møbler, tæpper, belysning, øvrigt materiel mv. beror på udstilleren selv. Såfremt udstiller på sin stand har en opstilling, der vil være til gene for en anden stand, er det denne udstillers ansvar at begrænse/fjerne sådan gene, fx ved på egen stand at afskærme for restlys/blink, afskærme/reducere for støj mv.
AFMELDING AF STANDE
Booking af stand er bindende og refunderes ikke. Kontakt sekretariatet på post@danskeberedskaber.dk som vil forsøge at være behjælpelige med at afsætte standen til anden side fx venteliste.
PRAKTISK
Teltet er omkranset af hegn, og det aflukkes uden for udstillingens åbningstider, og vores vagt passer naturligvis på området.
Forud for Årsmødet, når udstillerne har modtaget deres standplacering, udsendes bestillingsmateriale til udstillerne vedr. el.
Teltet er ikke opvarmet.
I udstillingens åbningstider tilbydes der for tilmeldte udstillere fri adgang til drikkevarer i teltet. Forplejning under opbygning og nedtagning af stande skal særskilt bestilles hos vores leverandør. Forplejning under udstillingen kan bestilles hos Danske Beredskaber.
Der er ikke rengøring af fællesarealer, opvarmning/køling eller wifi i teltet.
I nærheden af teltet forsøger vi at få reserveret et område med gratis parkering for udstillere.
OPSTILLING OG NEDTAGNING AF STANDE
Opstilling kan foregå i udstillingsugen:
Mandag kl. 08.00 – 21.00
Tirsdag kl. 07.00 – 09.00
Nedtagning kan foregå i udstillingsugen:
Onsdag kl. 16.00 – 24.00
Nedtagning må ikke være til gene for arrangementets øvrige deltagere.
Ovennævnte tider er vejledende og kan blive ændret, når det endelige program foreligger. Adgang uden for ovennævnte tidspunkter, åbning og lukning af udstillingstelt aftales ligeledes forud for arrangementet.
GODS
Fremsendelse af gods er udstillers egen opgave.
Danske Beredskaber har ikke mulighed for at varetage aflæsning, transport samt opbevaring af messe- og tomgods.
GENER
I teltet gælder, at der skal tages almindeligt hensyn og ikke ageres til gene for andre. Således skal støj, lys, blink, musik og andre gener, der rækker ud over egen stand, begrænses til et minimum, og må ikke forekomme længerevarende/cyklisk.
Al brug af maskiner skal begrænses til kortvarige demonstrationer, helst ikke over et minut. Ved brug af maskiner skal gældende sikkerhedsregler for bruger og andre tilskuere/deltagere overholdes, således at eksempelvis spild, splinter og enkelte gnister håndteres sikkerhedsmæssigt forsvarligt.
Brug af vand og skum er ikke tilladt af hensyn til føring af strøm mv. i teltet. Benyttes det udendørs, skal særskilt tilladelse indhentes hos Aalborg Kommune.
Brug af åben ild i teltet er ikke tilladt af hensyn til brandsikkerheden og regler for varsling, brandvagt mv. Ved ønske om brug af åben ild udendørs, skal særskilt tilladelse indhentes hos Aalborg Kommune.
ERSTATNINGSANSVAR OG RETTIGHEDER
Udstiller hæfter direkte over for Danske Beredskaber for uagtsomme eller forsætlige beskadigelser af det telt, stand og andet udstillingsudstyr forvoldt af udstillere og disses folk samt udstillers inviterede gæster. Ligeledes er udstiller erstatningsansvarlig over for publikum i tilfælde, hvor Danske Beredskabers forsikring ikke dækker.
Eventuelle afgifter til licenser, Koda/GRAMEX eller andre rettighedshavere og lignende afholdes af udstiller og er Danske Beredskaber uvedkommende.
Det påhviler udstiller behørigt til rette myndighed at indberette arrangementet forud for åbning, såfremt der forekommer salg direkte fra standene.
Udstiller er ansvarlig for det tab, Danske Beredskaber måtte lide som følge af, at udstillerne eller disses folk ikke har forladt det lejede ved lejemålets ophør eller fjernet de af dem tilhørende effekter.
Danske Beredskaber opstiller hegn omkring udstillingsteltet, og der er vagter tirsdag til onsdag. Danske Beredskaber er dog ikke ansvarlig for udstillernes effekter og stande, som udstillerne selv skal forsikre.
ANNONCERING
Det er mod betaling muligt at annoncere på årsmødehjemmesiden og i årsmødets app.
Der kan annonceres via video, tekst+billede og grafik – både på selve siden og via banner-annoncer
Kontakt sekretariatet for at høre nærmere i forhold til mulighederne for annoncering og krav til formater.
Vi kan løbende lægge bannerreklamerne på, så udstillere er velkomne til at sende dem til os hurtigst muligt efter tilmelding. Vi skal dog senest have dem i hænde den 1. august. Send bannerne til post@danskeberedskaber.dk
MATERIALE TIL UDDELING
Udstillerne har mulighed for at få uddelt materiale til de deltagende ved Årsmødet. Der skal være tale om mindre effekter eller dokumenter, maksimalt ét dokument/én effekt pr. udstiller.
Materialet skal være tilsendt til os på nærmere angivet adresse senest den 15. august. Materialet skal sendes til
Nordjyllands Beredskab Thomas Boss Gade 6
9000 Aalborg Mrk. Jan Nedza, Årsmøde