Ingen ved, hvornår alarmen går. Måske er det midt i madlavningen derhjemme. Eller i byggemarkedet. Måske går alarmen i samme øjeblik, som en ny kunde står i døren på arbejdet. Den uvished må alle brandfolk leve med.

Men hos Beredskab & Sikkerhed har det hollandske vagtplanlægningssystem til deltidsbrandfolk, FireServiceRota, alligevel gjort hverdagen en hel del lettere, siden det blev taget i brug tilbage i 2017.

Det fortæller Niels Henrik Nielsen, der er områdekoordinator og indsatsleder i Beredskab & Sikkerhed.

”Det har gjort en enorm stor forskel for brandfolkene, der lige pludselig kan planlægge langt bedre, end de nogensinde har kunnet førhen.”

Brandfolk savnede information

Efter beredskabssammenlægningerne i 2016 indførte Beredskab & Sikkerhed pagere med tilbagesvar til alle deltidsbrandfolk, og i kølvandet på det ønskede beredskabets daværende direktør, Kasper Sønderdahl, at undersøge, hvordan det var at være brandmand i dag – set ud fra et teknologisk perspektiv.

Undersøgelsen blev til et projekt for nogle IT-studerende på Aalborg Universitet, der samlede en gruppe deltidsbrandfolk på tværs af brandstationer i Beredskab & Sikkerheds dækningsområde og interviewede dem om teknologi i brandmandsfaget.

Resultatet af de IT-studerendes projekt kom dog en hel del bag på ledelsen i Beredskab & Sikkerhed, fortæller Niels Henrik Nielsen.

”Vi gik rundt med den der forestilling om, at brandfolkene helst ikke ville have, at der skete store ændringer, men i de IT-studerendes interview med brandfolkene kom der nogle helt andre udsagn frem. Brandfolkene savnede noget mere information og ville gerne medengageres i at få stationen til at fungere i forhold til drift og vagtplanlægning. Det havde vi slet ikke set komme, så vi måtte i tænkeboks,” siger han.

En dag blev den daværende direktør i Beredskab & Sikkerhed kontaktet af en deltidsbrandmand fra stationen i Fjellerup, der havde set en reklamefilm for FireServiceRota på nettet. Han mente, at sådan et vagtplanlægningssystem var det, beredskabet manglede.

Beredskab & Sikkerhed købte en prøvelicens og startede op på brandstationen i Ebeltoft, hvor brandfolkene gerne ville teste vagtplanlægningssystemet for at finde ud af, om det gav værdi. I første omgang tog stationens folk kalender- og bytte vagt-funktionen i brug, og det viste sig hurtigt at gøre hverdagen meget lettere for deltidsbrandfolkene.

De fik installeret vagtplanlægningssystemet som en app på telefonen og havde derfor altid adgang til informationerne.

”Så blev det sådan, at når man tændte sin pager, gik man også på appen og meddelte, at man var på. Og når man slukkede den, gik man ind og meldte sig af. Det gav et fantastisk overblik, fordi man altid lige kunne åbne appen og se, om man var for få eller for mange til at køre med brandbilen,” siger Niels Henrik Nielsen.

System giver større frihed

Vagtplanlægningssystemet har givet nogle helt nye muligheder for deltidsbrandfolkene, som tidligere har været utænkelige. Pludselig kan de fra telefonen få overblik over, hvor meget mandskab der er til rådighed på forskellige tidspunkter, og det giver mulighed for, at hver enkelt brandmand kan planlægge sin dag på en helt anden måde end tidligere.

”Hvis man gerne vil i byggemarkedet og hente fliser, kan man tjekke appen for at se, hvor mange der står til rådighed lige nu. Viser det sig, at man kun lige er nok til at køre af sted i brandbilen i tilfælde af alarm, kan man også se, hvornår der igen er bedre bemanding,” siger Niels Henrik Nielsen.

Også fra et arbejdsgiverperspektiv har vagtplanlægningssystemet givet stor værdi. Tidligere var deltidsbrandfolkene nødt til at smide alt, hvad de havde i hænderne, når alarmen gik, for de vidste aldrig, hvor mange brandfolk der mødte op på stationen. Nu kan brandfolkene åbne appen og se, hvem og hvor mange der har accepteret et udkald.

”Alle dem, der står til rådighed, kommer op på skærmen i appen, og i takt med, at folk svarer, at de kommer, bliver de grønne i appen. Det vil sige, at står der nu en brandmand, der arbejder som mekaniker og lige har fået en kundebil ind, som skal være færdig, så kan han faktisk gå i appen og se, hvad de andre svarer, når udkaldet kommer. Er der nok til at køre af sted, kan han godt tillade sig at sige til chefen, at der kom godt nok et udkald, men jeg bliver tilbage, for jeg kan se, at der er travlt her,” siger han og fortsætter:

”Og det er jo netop den slags, vores brandfolk har efterspurgt. Når teknologien nu er her, hvorfor kan man så ikke helt ude ved den enkelte brandmand få at vide, om det er livsnødvendigt at løbe eller ej, når alarmen går. Ja, jeg kan se, at de er afhængige af mig, og så må man sige til chefen, at man bliver nødt til at løbe, for det er mig, de venter på.”

Ligeledes er det blevet meget lettere for deltidsbrandfolkene at bytte vagter. Vagtplanlægningssystemet giver mulighed for, at man kan sende besked ud til alle dem, der har samme funktion som en selv og anmode om vagtbytte. Når der er en, der har accepteret, får resten besked om, at der er sket vagtbytte, og de behøver ikke foretage sig yderligere.

Mere udviklingsarbejde forude

Hos Beredskab & Sikkerhed har man haft et tæt samarbejde med hollandske FireServiceRota om at tilpasse vagtplanlægningssystemet til danske forhold. Appen er blevet oversat til dansk, og i øjeblikket er man ved at lægge sidste hånd på oversættelsen af systemets webplatform til dansk.

På tre af de fem brandstationer, der har implementeret FireServiceRota i Beredskab & Sikkerhed, får deltidsbrandfolkene udkaldene fra vagtcentralen på både pageren og telefonen. På sigt er det ønsket, at man helt kan undvære pageren og alene får udkaldene på telefonen, men som det er i dag, er telefonnettet ikke et godkendt udkaldssystem.

”Udkaldsdelen volder os fortsat problemer. Vores pagere er jo certificerede til at være et system med en vis pålidelighed, mens udkaldene på mobiltelefonerne sker over det almindelige mobilnet,” siger Niels Henrik Nielsen.

Derfor var det også et tilbageslag, da det stod klart, at LTE-nettet ikke bliver en obligatorisk del af det kommende SINE-udbud.

”Det er rigtig ærgerligt, for det er jo det, vi arbejder hen imod, og det, vi har brugt rigtig meget tid på de seneste år. Der er behov for, at mobiltelefonerne kan blive koblet på et sikkert netværk,” siger han.

Mange muligheder med telefon

Der er flere fordele ved, at deltidsbrandfolkene kan lægge pageren på hylden og i stedet modtage udkald på telefonen, understreger Niels Henrik Nielsen. Mange af beredskabets deltidsbrandfolk er til dagligt håndværkere, og de får ikke altid givet besked, når de bevæger sig længere end fem minutter væk fra brandstationen.

”Det vil sige, at vi reelt sidder på vagtcentralen og tror, at vi har mandskab nok, fordi de står som aktive, men de vil jo ikke kunne nå frem på fem minutter. I appen vil man kunne tegne en digital tidslinje, og når man overskrider den og ikke længere maksimalt har fem minutter til brandstationen, slukkes der for udkald. Når man så krydser den digitale tidslinje igen, bliver der automatisk tændt for udkald igen,” siger han.

En anden fordel er, at beredskabet vil kunne bruge de fuldtidsansatte mere fleksibelt, hvis de kan modtage udkald over telefonen.

”Vi har en del fuldtidsansatte, der kører rundt og servicerer bygninger og andre ting. De kører måske rundt og laver noget arbejde, de godt kan køre fra, og så giver det mening, at de automatisk bliver koblet på og får udkaldene, hvis de er i en radius af fem minutter fra en brandstation. Det giver os helt nye muligheder, hvor vi kan bruge folk fleksibelt. I dag er de nødt til at have fem pagere med, hvis man skal kunne få udkald fra fem brandstationer,” siger Niels Henrik Nielsen.

Også Falck er i gang med at implementere FireServiceRota og har indtil videre købt 40 licenser.